亞拓管理軟件、亞拓倉(cāng)庫(kù)管理軟件、紅管家送貨單軟件、紅管家財(cái)務(wù)出納記賬系統(tǒng)都支持通過(guò)Excel導(dǎo)入數(shù)據(jù)，通過(guò)Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入可以將數(shù)據(jù)方便快捷的導(dǎo)入到軟件中，省去了使用初期大量的數(shù)據(jù)的錄入所要消耗的時(shí)間及人力物力，并避免人為錄入造成的誤差，使數(shù)據(jù)的錄入簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、高效。下面我們以亞拓管理軟件為例來(lái)演示一下具體的操作步驟。
亞拓管理軟件支持通過(guò)Excel導(dǎo)入數(shù)據(jù)，幾乎所有基本信息和主要業(yè)務(wù)單據(jù)都支持導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)。在程序目錄下的“數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板”子目錄下我們提供了主要數(shù)據(jù)的Excel格式模板，使用這些格式模板整理數(shù)據(jù)，在導(dǎo)入的時(shí)候，不需要重新配置軟件中的數(shù)據(jù)項(xiàng)與Excel中的數(shù)據(jù)列的對(duì)應(yīng)關(guān)系（軟件默認(rèn)已配置）如下圖1所示。
圖1
1、Excel文件要求：軟件只支持后綴名為.XLS的文件，不支持Office 2007/2013的XLSX格式的文件和金山WPS表格，如確需導(dǎo)入，請(qǐng)先用Office 2007/2013另存為XLS格式。此外，Excel文件的表格第一行必須為標(biāo)題行（即列名，描述數(shù)據(jù)列的含義），否則軟件有可能會(huì)提示無(wú)法打開(kāi)Excel文件的錯(cuò)誤，如下圖2所示。
圖2
2、選擇Excel文件：一個(gè)Excel文件（工作簿）可能包括多個(gè)Sheet（工作表），軟件支持選擇導(dǎo)入不同的工作表，如下圖3所示。
圖3
如果提示打開(kāi)Excel文件失敗，如下圖4所示。請(qǐng)使用Excel 2003/2007/2013等打開(kāi)這個(gè)Excel文件，按Ctrl+A全選數(shù)據(jù)復(fù)制一下，然后新建一個(gè)Excel文件，并將數(shù)據(jù)粘貼進(jìn)去，再選擇新建的Excel文件進(jìn)行導(dǎo)入試下。
圖4
3、配置數(shù)據(jù)項(xiàng)與Excel中數(shù)據(jù)列的對(duì)應(yīng)關(guān)系：點(diǎn)“下一步”按鈕配置“數(shù)據(jù)項(xiàng)”與Excel中的數(shù)據(jù)列之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。點(diǎn)“自動(dòng)對(duì)應(yīng)”軟件會(huì)自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱和數(shù)據(jù)列列名是否相同進(jìn)行自動(dòng)匹配。也可以按照下圖5所示手工選擇對(duì)應(yīng)關(guān)系。
圖5
此外，在數(shù)據(jù)項(xiàng)記錄上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，還可以設(shè)置是否為必填項(xiàng)、修改數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱、調(diào)整數(shù)據(jù)項(xiàng)的先后順序、導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)項(xiàng)配置等（一般默認(rèn)即可，無(wú)需進(jìn)行設(shè)置）。
如果點(diǎn)“開(kāi)始導(dǎo)入”按鈕，軟件提示對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)列在Excel中不存在的錯(cuò)誤提示，表明對(duì)應(yīng)關(guān)系中設(shè)置的Excel數(shù)據(jù)列在當(dāng)前選擇的Excel文件中并不存在，可重新選擇對(duì)應(yīng)其他數(shù)據(jù)列或者設(shè)置為空（即選擇空行）。
導(dǎo)入過(guò)程中軟件會(huì)實(shí)時(shí)顯示導(dǎo)入進(jìn)度，如果數(shù)據(jù)量比較大時(shí)，導(dǎo)入進(jìn)度達(dá)到100%時(shí)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)提交會(huì)比較耗時(shí)。導(dǎo)入結(jié)束后，軟件會(huì)顯示導(dǎo)入的結(jié)果。沒(méi)有導(dǎo)入的記錄軟件會(huì)給出相應(yīng)的原因，如下圖6所示。
圖6
4、導(dǎo)入失敗，數(shù)據(jù)內(nèi)容重復(fù)：這種情況是因?yàn)檐浖鶕?jù)條件判斷相應(yīng)的記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中已存在（一般根據(jù)名稱，如商品名稱、姓名、客戶名稱、供應(yīng)商名稱等），如果確實(shí)需要導(dǎo)入，可以取消下圖7中的選項(xiàng)，重新導(dǎo)入。
圖7
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